教員が業務効率化を進める上で、スケジュールとタスクの管理は欠かせません。
私は長年、無印良品の手帳（無印手帳）を使ってスケジュール管理を行ってきましたが、その結果業務がかなり効率化されたと実感しています。今では、その無印手帳での管理法を活かしてiPadでのスケジュール管理に切り替えました。
無印手帳とiPadの両方を使ってみたからこそ、それぞれのメリットとデメリットがわかりました。
この記事では教員の皆さんにむけて、教員の業務を効率化するスケジュール管理の方法を、無印手帳とiPadを比較しながらお伝えします。どちらもおすすめできるやり方ですので、ぜひ参考にしていただき、自分に合った方法をみつけていただければと思います。
無印手帳を使ったスケジュール管理
まず、私が長年行ってきた無印手帳による管理方法について解説します。
大まかにお伝えすると、
- タスク管理は週単位で記入
- スケジュールは月単位で記入
- 空白のページはメモ欄として活用
- 時間割は週指導案簿等で別で管理
というように活用します。無印手帳を実際にどのように活用するかについては、以下の記事で詳しく説明しています。
無印手帳を使ったスケジュール管理のメリット・デメリット
メリットは視覚的に見やすいこと
無印手帳を使ったスケジュール管理の大きな利点は、視覚的な見やすさにあります。
- タスクが一覧でパッと視覚的に見やすい。
- スケジュールも一目で見やすくなる。
- 無印手帳は小さいため持ち運びがしやすくなる。
私が無印手帳を使っていたときにはこれらのメリットを感じていました。
デメリット
無印手帳のデメリットは、物理的な制約によるものです。
- 手帳を家に置き忘れてしまった時や、逆に学校に置き忘れてきてしまった時など、手元にない時にスケジュールを確認する術がない
- 持ち運びしやすいものの、スマートフォン等と比較すると劣る
などが考えられます。また、無印手帳を使う場合、1日の授業予定の枠がないため、週案（いわゆる週指導案簿）というものを併用して使う必要があることもデメリットの一つです。
iPadを使ったスケジュール管理
私は現時点で、このiPadを使ったスケジュール管理法を実践しています。詳しい活用法は以下の記事で書いています。
大まかにお伝えすると、
- 「Appleカレンダー」でスケジュール管理
- 「リマインダー」でタスク管理
- 授業はアプリ「T-schedule」で管理
というように活用します。
iPadを使ったスケジュール管理のメリット・デメリット
メリット
iPadによる管理の最大のメリットは、iPhoneなどとの連携と一元管理が可能になる点だと思っています。具体的には、
- iPhoneやApple Watchなど、他のApple製品と共有ができる
- iPadで入力したスケジュールをiPhoneで確認したり、逆に手帳などを持たずに外出している時に急な予定が入った際にiPhoneから簡単に入力したりできる
- これにより、プライベートの予定等との重複を避けられる
- iPad 1台で、スケジュールだけでなく、授業の時間割や1日の授業予定など、全てを網羅して管理できる
などが考えられます。私は現在、iPhoneやAppleWatch、さらにはMacbookAirを持っており、上記のメリットを最大限享受できていると感じます。
デメリット
一方、デジタルならではのデメリットも存在します。
- 無印手帳に比べると、一覧での見やすさはやや劣るという感じがしています。一覧で見た際には、紙媒体と比べて多少の見づらさ感じます。
- パッとメモを取りたい時、慣れていないと紙にペンで書くようなスムーズさがなく、慣れるまでに多少時間がかかる
などが考えられます。個人的には、使っていくうちに慣れるのでそこまで大きな問題には感じていません。そのため、個人的にはメリットの方が大きいと感じているので、私は今はこちらの方法を選択しています。
まとめ：どちらの管理方法を選ぶべきかは「好みによる」
スケジュール管理の方法は、メリットとデメリットを考慮した上で、各自で判断されるのが良いでしょう。
予定をデスクに貼って確認する方もいます。私もかつてはそうしていたものの、その場に行かないと何もわからない状況は、プライベートの予定を組む際に学校の予定と重なってしまうなど、不便な可能性があります。
そのため、この記事で紹介してきたiPadなどデジタルで管理もしくは持ち運びのできる無印手帳のような紙媒体で管理するのかのいずれかを選ぶのが良いと思います。
私は、現在はiPadによるスケジュール管理を選択しています。しかし、どちらがおすすめか問われると悩ましいところです。あえてアドバイスするなら、
- すでにiPadを使っている人であれば、iPadによる一元化がおすすめ
- これまでスケジュール管理をあまりしてこなかった方や、デジタル機器が苦手な人には、無印手帳がおすすめ
といった形です。いずれにしても、それぞれに合ったやり方や好みで各自が管理方法を選ぶのが良いとと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました。この記事が皆様の「業務効率化」のお役に少しでも立てたなら嬉しいです。
