教員の働き方が問題視される中、学校現場の業務改善は急務です。学校教育のシステムそのものの改善もさることながら、個人で改善していけることもたくさんあります。
私は教員としての業務をデジタル化することで、業務改善しています。その中でも特に活用しているのがiPadです。この記事では、私が普段から実践して効果を実感している業務改善のためのiPadの活用術について書いていきます。
デジタル化による業務改善は個人の努力も必要
デジタル化することで、あらゆる業務が効率化されます。教育現場においても例外ではなく、文部科学省も校務のデジタル化を推進しています。そのことについては、以下の記事で詳しく書いています。
しかしながら、学校現場のデジタル化は決して進んでいるとはいえない現状があります。そんな中、少しでも業務の効率化を進めていくためには、教員個人の努力も必要だと思います。
業務改善のためのiPad活用術
私自身が業務改善を実践するにあたり、iPadは欠かせないツールです。
ここからは実際にiPadをどのように使っていくかという活用術を紹介していきます。
「Appleカレンダー」でスケジュール管理
まず紹介するのは、「Appleカレンダー」を使ったスケジュール管理です。スケジュール管理は教員だけでなく、社会人としての基本でしょう。
１ヶ月全体の予定が視覚的にわかるようにしています。ここには、面談の日程や会議の予定、出張の時間や場所などを入力します。また、プライベートの予定なども全てここに書き込んでいます。昔、仕事とプライベートの手帳を分けていたことがあるのですが予定がダブルブッキングしてしまったことがあり、以降は統一をしました。
私は様々な業務をデジタル化しているのですが、実はこのスケジュール管理については最近までアナログのスケジュール帳を使っていました。アナログ派の方には、以下の記事がおすすめです。
基本的には、アナログでもデジタルでもやっていることは同じなのですが、デジタル化したことによるメリットの方が大きいなと実感しています。それは、iPhone との同期が可能という点です。
私はiPhoneユーザーなので、iPadで入力した内容が自動的にiPhoneと同期されます。スケジュール帳で管理している場合に、手帳を持ち歩いていない時に予定を確認できず困ってしまうことがあります。
それに対して、スマートフォンは基本的にいつでも持ち歩いていますからそのような困り事はありません。デジタル化してiPadとiPhoneを同期しておけば、いつでも最新のスケジュールを確認することができます。手書きの方が素早くメモできるなど、アナログにもメリットはあるのですが…。そこは好みかなとは思いますが、私はそれを上回るメリットを感じています。
「リマインダー」でタスク管理
日々の業務改善には、タスク管理が欠かせません。業務改善にタスク管理が大切だと考えていることについては、以下の記事で詳しく書いています。
私は、やるべき仕事（タスク）をリストアップし、優先順位を考えてその日行う業務を管理するようにしています。その日にやるべきことが視覚化され、優先順位がはっきりするからです。そのようにしてからは、効率よく業務を行えるようになったと感じています。
これはアナログの手帳でも十分効果はあるのですが、「リマインダー」アプリでやることのメリットは、設定した日付を変更できることです。
その日のタスクとして設定していたものを次の日に変更したり、逆に先に設定していたタスクを前倒ししたい時などに簡単に日付を変更できます。手帳に書き込んでいる場合には、消して書き直すなどの面倒があります。また、リマインダーアプリの場合には、期日を過ぎたタスクを一番上部に表示してくれるのでやり忘れたタスクをやり忘れる心配がありません。
授業計画と時数は「T schedule」で管理
授業計画（時間割）と時数は「T schedule」というアプリで管理します。
テンプレート登録という機能を使えば、授業を一つ一つ入力しなくても入力が可能です。毎週の基本的な授業予定、いわゆる「時間割」を登録しておけばボタン一つでそれをその週の授業予定として入力できます。
時間割入力の後、変更箇所のみ修正すれば週の予定の作成はすぐに終わります。週指導案簿に手書きで一つ一つ記入することに比べれば、時短にもなるでしょう。作成した時間割にはテキスト入力やタッチペンでの手書きも可能です。細かな授業予定など書き込んでいます。
また、作成した授業予定に基づいて授業時数が自動で計算されます。ここが、このアプリを使う最大のメリットであると私は考えています。
毎週時間割通りに授業を行っていれば特に問題ないはずですが、学校行事等によりなかなか時間割通りにいかないことも多い現場。そんな中、学期末や年度末に教務や教頭に時数報告が必要…なんて学校も多いと思います。
忙しい業務をこなす中、報告時期になって週案を開いて電卓で計算…という周りの教員を多く見てきました。私も過去にそれをやっていましたが、なんとも無駄な時間だと感じます。
「T schedule」に教科入力しておけば自動で時数計算してくれます。また、時数計算の期間を複数指定して計算できるので、学期ごとや年間の時数計算などが瞬時に可能となります。
かなりの業務改善につながります。
個人情報のメモは慎重に
ここまでiPadでのデジタル化についてかいてきましたが、個人情報などのメモについては職場から支給される「週指導案簿（いわゆる週案）」や校務用PCに入力するなど、慎重な対応が必要です。
最も大きな理由としては、生徒指導や評価等の個人情報を校外に持ち出さないためです。パスワード設定等のセキュリティはもちろん万全にしていますが、それでもやはり個人情報を校外に持ち出すことはリスクです。
授業ごとの子どもの姿などを評価の材料としてメモする場面も多く、そういったメモをする時には個人的には手書きが最もやりやすいと思っています。
個人の取り組みをいかに職場全体に伝えていくか
ここまでの取り組みを個人で続けた上で、
個人での取り組みをいかにして職場全体に伝えていくか
という点について考えていく必要があります。
個人的に業務改善を意識していると、周りの職員の業務効率が気になることが増えてきます。
個人だけでなく職場全体でも業務改善に取り組んでいくことは、子どもたちのためにもなると思います。それについては、以下のnote記事で詳しく書いていますので、もしよければお読みください。
note記事「教員の働き方改革は「子ども目線」からも語られるべきだと思う」https://note.com/gorillateacher/n/nb1abaf2eced8
積極的に周りにも広め、互いにアイデアを出し合いながら皆で業務効率化や働き方改革を進めていく必要があるのではないでしょうか。
まとめ
私が普段から実践して効果を実感している業務改善のためのiPadの活用術について紹介してきました。これらは、日頃から私自身が実践して効果を感じているものです。今後も更なる効率化を目指していきたいと思います。
もし、私が紹介したものよりも良い方法などがありましたら、Xの投稿などで是非教えてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
