教員の働き方が問題視される中、学校現場の業務改善は急務です。学校教育のシステム自体の改善もさることながら、個人で改善していけることもたくさんあります。
そこでおすすめなのが「無印良品の手帳」を使ったスケジュールとタスク管理です。私は、「無印良品の手帳」を活用したことが業務効率につながったと実感しています。
この記事では、業務効率化を目指す教員の方に向けて、業務改善につながる「無印良品の手帳」を使ったスケジュールとタスク管理の方法について書いていきます。
そもそもスケジュール管理とタスク管理はなぜ大切か
そもそも、スケジュール管理とタスク管理はなぜ大切なのでしょうか？
その日やるべきことを整理せずやみくもに仕事を進めてしまうと、あれもこれもと欲張ってしまい、業務の効率が低下します。結果として長時間労働にもつながります。やるべき仕事をリストにすることで優先すべき仕事が明確になり効率よく仕事を進められるようになります。これが「タスク管理」です。
業務改善にタスク管理が大切だと考えていることについては、以下の記事で詳しく書いています。
また、やるべき仕事が優先順位とともに明確になれば、自ずとスケジュールが決まってきます。スケジュールとタスクは、互いに関係し合っているのでセットで考えていく必要があります。
ここからは実際にどのようにスケジュールとタスクを管理していくかについて書いていきます。
無印良品スケジュール手帳の活用法
今回の記事で紹介している手帳は、無印良品の「マンスリー/ウィークリースケジュール帳 ３月始まりダークグレーB6」（税込９９０円※2024年2月現在）です。
この手帳を使って、業務を効率化させる活用術をお伝えします。
タスク管理は週単位で行う
無印良品の手帳は、見開きで左側のページに月〜日まで１週間の予定を１日ごとに書き込めるようになっており、右側のページは余白となっています。
私は、左側のページに１日ごとにやるべき仕事（タスク）を書き込み、右側のページに必要なメモを書き込むという形で活用しています。
記入したタスクには優先順位をメモし、優先順位の高いものから手をつけていくようにします。そうすることで、今日終わらせなくても別に大丈夫という仕事を後回しにすることができ、時間を効率的に活用できるようになります。
この使い方にしてからは、その日にやるべきことが視覚化され、優先順位がはっきりすることでかなり効率よく業務を行えるようになったと感じます。完了したタスクにはチェックや線を引いて視覚的に分かりやすくすると、完了時に爽快感があり、次のタスクへのやる気にもつながります。
スケジュール管理は月単位で記入する
スケジュール管理はカレンダーのページで月単位で管理しています。タスク管理とは違い、１ヶ月全体の予定が視覚的にわかるようにしています。ここには、面談の日程や会議の予定、出張の時間や場所などを書き込みます。
また、プライベートの予定なども全てここに書き込んでいます。手帳を使い始めた頃には仕事とプライベートの手帳を分けていたのですが、予定がダブルブッキングしてしまったことがあり、以降は統一をしました。
学校の予定を全て週指導案簿に記入している人も多いのですが、私はそれをプライベートでも使う気にはなれません。児童生徒の個人情報を記入したものをプライベートでも持ち歩くことは大きなリスクですし、何より大きくて持ち運びが不便です。
無印良品のスケジュール手帳ならコンパクトで持ち運びやすく、デザイン性も高いため、スケジュールは無印良品の手帳で一括管理するのがよいでしょう。
メモは空白のページに記入する
無印良品の手帳には、日付や曜日の枠線がない、空白のページがあります。
そこには、様々なことをメモすることができます。
- 会議のメモ
- 授業アイディア
- 担当する行事で必要なこと
などを書き留めるとよいでしょう。
時間割は週指導案簿やiPadで管理するのがおすすめ
ここまでは「無印良品の手帳」の活用方法について書いてきましたが、時間割の管理は週指導案簿やiPadアプリを活用しましょう。
学校でのコマは１日5時間または６時間で明確に割り振られているため、週指導案簿の枠が使いやすいです。
私は、時間割管理を「T schedule」というiPadアプリを活用しています。テンプレート登録という機能を使えば、授業を一つ一つ入力しなくても入力が可能です。毎週の基本的な授業予定、いわゆる「時間割」を登録しておけばボタン一つでそれをその週の授業予定として入力できます。また、自由にペン書きでもメモできるため使い勝手が良いです。iPadユーザーの方は活用を検討してみる価値は十分にあると思います。
その他のおすすめiPadアプリは以下の記事で紹介していますので、もしよければお読みください。
個人情報は校外に持ち出さないものにメモする
児童生徒の個人情報が含まれるメモ（生徒指導案件等）については、「無印良品の手帳」ではなく、「週指導案簿（週案）」等、校外に持ち出さないものにメモするのが良いでしょう。
最も大きな理由としては、生徒指導や評価等の個人情報を校外に持ち出すことによる情報漏洩のリスクを減らすためです。紛失や盗難等、どれほど気をつけていたとしても、個人情報を校外に持ち出すことはリスクです。
授業ごとの子どもの姿などを評価の材料としてメモする場面も多いため、そういったメモをする時には週指導案簿等に記入することを考えましょう。
デジタルでもアナログでも考え方は同じ
この記事では、無印手帳を用いた「アナログ」な方法について紹介してきました。しかし、私は現在、それらを「デジタル」で行っています。
では、なぜ無印手帳を使った「アナログ」の方法をこの記事でお伝えしてきたのか…。
それは、デジタルでもアナログでも、スケジュール管理とタスク管理の考え方は基本的に同じだからです。
私はこの記事で紹介してきた「アナログ」の方法を何年か実践した後、それとほぼ同じやり方を「デジタル」で行うようにしただけなのです。「デジタル」での業務改善方法については、以下の記事で詳しく書いていますので是非ご覧ください。
私はアナログとデジタルを両方やってみたからこそ、どちらにもメリットがあることがわかりました。
デジタルは、データへのアクセスが容易であり、クラウドを活用すれば複数の端末からスケジュール管理やタスク管理を行うことができます。
一方アナログは、手書きで直感的に素早くメモできる点がメリットだと感じます。
私としては、デジタルがいいかアナログがいいのかは、好みの問題なのではないかと思います。
個人の取り組みをいかに職場全体に伝えていくか
ここまでの取り組みを個人で続けた上で、
個人での取り組みをいかにして職場全体に伝えていくか
という点についても考えていく必要があります。個人的に業務改善を意識していると、周りの職員の業務効率が気になることが増えてきます。
個人だけでなく職場全体でも業務改善に取り組んでいくことは、子どもたちのためにもなると思います。それについては、私のnote記事で詳しく書いていますのでもしよければお読みください。
積極的に周りにも広め、互いにアイデアを出し合いながら皆で業務効率化や働き方改革を進めていく必要があるのではないでしょうか。
最後に
この記事では、私自身が実践して効果を感じた「無印良品の手帳」の活用術について書いてきました。この記事が皆様のお役に少しでも立てたなら幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
