教員の働き方が問題視される中、学校現場の業務改善は急務です。学校教育のシステムそのものの改善もさることながら、個人で改善していけることもたくさんあります。
この記事では、私が日々の業務改善に役立てている、「無印良品の手帳」と「iPadの時間割アプリ」の活用術について書いていきます。
無印手帳・時間割アプリ・週指導案簿の使い分けが大切
この記事では、
- 無印良品のスケジュール手帳
- iPadの時間割アプリ（T schedule）
- 教員に支給される「週指導案簿」
の３つの活用方法について紹介します。それぞれの使い分けが重要です。
無印良品のスケジュール手帳
私が使っている手帳は無印良品の
「マンスリー/ウィークリースケジュール帳」３月始まりダークグレーB6（税込９９０円※2024年2月現在）
です。毎年２月ごろに購入し、３月から使い始めます。
この手帳を使って、業務を効率化させる活用術をお伝えします。
週単位でのタスク管理
業務改善にタスク管理が大切だと考えていることについては、以下の記事で詳しく書いています。
 | 【教員の働き方改革】明日からすぐにできる個人の取り組み７選 |
日々の業務改善には、タスク管理が欠かせません。私は、週単位でやるべき仕事をリストアップし、優先順位を考えてその日行う業務を管理しています。
私が愛用している無印良品の手帳は、見開きで左側のページに月〜日まで１週間の予定を１日ごとに書き込めるようになっており、右側のページは余白となっています。
私は、左側のページに１日ごとにやるべき仕事を書き込んで管理をし、右側のページには必要なメモを書き込むという形で活用しています。
この使い方にしてからは、その日にやるべきことが視覚化され、優先順位がはっきりすることでかなり効率よく業務を行えるようになったと感じています。
カレンダーのページでスケジュール管理
スケジュールはカレンダーのページで管理しています。タスク管理とは違い、１ヶ月全体の予定が視覚的にわかるようにしています。ここには、面談の日程や会議の予定、出張の時間や場所などを書き込みます。
また、プライベートの予定なども全てここに書き込んでいます。手帳を使い始めた頃には仕事とプライベートの手帳を分けていたのですが、予定がダブルブッキングしてしまったことがあり、以降は統一をしました。
学校の予定を全て週指導案簿に記入している人も多いのですが、私はそれをプライベートでも使う気にはなれません。ですから、スケジュール管理は週指導案簿には記入せず、無印良品の手帳で一括管理するようにしています。
iPadアプリ「T schedule」
時間割機能で授業予定を管理
テンプレート登録という機能を使えば、授業を一つ一つ入力しなくても入力が可能です。毎週の基本的な授業予定、いわゆる「時間割」を登録しておけばボタン一つでそれをその週の授業予定として入力できます。
時間割入力の後、変更箇所のみ修正すれば週の予定の作成はすぐに終わります。週指導案簿に手書きで一つ一つ記入することに比べれば、時短にもなるでしょう。
自動計算機能で授業時数計算
自動で時数計算されることが、このアプリを使う最大のメリットであると私は考えています。
毎週時間割通りに授業を行っていれば特に問題ないはずですが、学校行事等によりなかなか時間割通りにいかないことも多い現場。そんな中、学期末や年度末に教務や教頭に時数報告が必要…なんて学校も多いと思います。
忙しい業務をこなす中、報告時期になって週案を開いて電卓で計算…という周りの教員を多く見てきました。私も過去にそれをやっていましたが、なんとも無駄な時間だと感じます。
「T schedule」に教科入力しておけば自動で時数計算してくれます。また、時数計算の期間を複数指定して計算できるので、学期ごとや年間の時数計算などが瞬時に可能となります。
かなりの業務改善につながります。
タッチペンによる書き込みやGoogleカレンダー共有も可能
上記で作成した時間割の管理表に、タッチペン等でメモを書き込むことも可能です。
また、私は使っていないのですが、Googleカレンダーとの共有も可能です。日頃Googleカレンダーを使っている方にはとても便利だと思います。
週指導案簿には個人情報をメモ
週指導案をすべて「T schedule」で代用することもできるのかもしれませんが、私は現時点では「T schedule」で作成した予定表を印刷して週指導案簿に貼り付け、そこに授業予定や生徒指導等の個人情報を書き込むという形で活用しています。
最も大きな理由としては、生徒指導や評価等の個人情報を校外に持ち出さないためです。パスワード設定等のセキュリティはもちろん万全にしていますが、それでもやはり個人情報を校外に持ち出すことはリスクです。
授業ごとの子どもの姿などを評価の材料としてメモする場面も多く、そういったメモをする時には個人的には手書きが最もやりやすいと思っています。
個人の取り組みをいかに職場全体に伝えていくか
ここまでの取り組みを個人で続けた上で、
個人での取り組みをいかにして職場全体に伝えていくか
という点について考えていく必要があります。
個人的に業務改善を意識していると、周りの職員の業務効率が気になることが増えてきます。
個人だけでなく職場全体でも業務改善に取り組んでいくことは、子どもたちのためにもなると思います。それについては、以下の記事で詳しく書いていますので、もしよければお読みください。
 | 教員のためだけじゃない！教育の質を高める子どものための働き方改革 |
積極的に周りにも広め、互いにアイデアを出し合いながら皆で業務効率化や働き方改革を進めていく必要があるのではないでしょうか。
まとめ
ここまで、
- 無印良品のスケジュール手帳
- iPadの時間割アプリ（T schedule）
- 教員に支給される「週指導案簿」
の活用について、使い分けが重要であると紹介してきました。これらは、日頃から私自身が実践して効果を感じているものです。今後も更なる効率化を目指していきたいと思います。
もし、私が紹介したものよりもより良い方法などがありましたら、Xの投稿などで是非教えてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
