教員の働き方が問題視される中、学校現場の業務改善は急務です。学校教育のシステムそのものの改善もさることながら、個人で改善していけることもたくさんあります。その一つが、スケジュールとタスク管理です。
私は過去５年間ほど、「無印良品の手帳」を使ってスケジュールとタスク管理を行っていました。無印用品の手帳を使ってからは、教員としての業務効率が格段に向上したことを実感しています。
今はこの方法ではなくデータ化して更に効率化しているのですが、この「無印良品の手帳」を使った方法がベースとなっています。その方法については以下の記事で書いています。
この記事では、私の業務改善法のベースとなっている、「無印良品の手帳」を使ったスケジュールとタスク管理の方法について書いていきます。
タスク管理とスケジュール管理はなぜ大切か
業務改善にタスク管理が大切だと考えていることについては、以下の記事で詳しく書いています。
日々の業務改善には、タスク管理が欠かせません。私は、週単位でやるべき仕事をリストアップし、優先順位を考えてその日行う業務を管理しています。
無印良品のスケジュール手帳
私が使っている手帳は無印良品の
「マンスリー/ウィークリースケジュール帳」３月始まりダークグレーB6（税込９９０円※2024年2月現在）
です。毎年２月ごろに購入し、３月から使い始めます。
この手帳を使って、業務を効率化させる活用術をお伝えします。
週単位でタスク管理する
無印良品の手帳は、見開きで左側のページに月〜日まで１週間の予定を１日ごとに書き込めるようになっており、右側のページは余白となっています。
私は、左側のページに１日ごとにやるべき仕事を書き込んで管理をし、右側のページには必要なメモを書き込むという形で活用しています。
この使い方にしてからは、その日にやるべきことが視覚化され、優先順位がはっきりすることでかなり効率よく業務を行えるようになったと感じています。
カレンダーのページでスケジュール管理
スケジュールはカレンダーのページで管理しています。タスク管理とは違い、１ヶ月全体の予定が視覚的にわかるようにしています。ここには、面談の日程や会議の予定、出張の時間や場所などを書き込みます。
また、プライベートの予定なども全てここに書き込んでいます。手帳を使い始めた頃には仕事とプライベートの手帳を分けていたのですが、予定がダブルブッキングしてしまったことがあり、以降は統一をしました。
学校の予定を全て週指導案簿に記入している人も多いのですが、私はそれをプライベートでも使う気にはなれません。ですから、スケジュール管理は週指導案簿には記入せず、無印良品の手帳で一括管理するようにしています。
時間割は「週指導案簿」で管理
ここまでは「無印良品の手帳」の活用方法について書いてきましたが、学校で配付される「週指導案簿（週案）」も併用する形が効率的です。具体的には、時間割の管理は週指導案簿を活用しましょう。
学校でのコマは１日5時間または６時間で明確に割り振られているため、週指導案簿の枠が使いやすいです。
スケジュールとタスク管理は「無印手帳」で、時間割管理は「週指導案簿」でという使い分けが大切です。
私はこの時間割管理を「T schedule」というiPadアプリを活用しています。テンプレート登録という機能を使えば、授業を一つ一つ入力しなくても入力が可能です。毎週の基本的な授業予定、いわゆる「時間割」を登録しておけばボタン一つでそれをその週の授業予定として入力できます。iPadユーザーの方は活用を検討してみる価値は十分にあると思います。
個人情報も「週指導案簿」にメモ
児童生徒の個人情報が含まれるメモ（生徒指導案件等）については、「無印良品の手帳」ではなく、「週指導案簿（週案）」に記入するのが良いでしょう。
最も大きな理由としては、生徒指導や評価等の個人情報を校外に持ち出さないためです。パスワード設定等のセキュリティはもちろん万全にしていますが、それでもやはり個人情報を校外に持ち出すことはリスクです。
授業ごとの子どもの姿などを評価の材料としてメモする場面も多いため、そういったメモをする時には週指導案簿に記入するのが良いと思います。
個人の取り組みをいかに職場全体に伝えていくか
ここまでの取り組みを個人で続けた上で、
個人での取り組みをいかにして職場全体に伝えていくか
という点について考えていく必要があります。
個人的に業務改善を意識していると、周りの職員の業務効率が気になることが増えてきます。
個人だけでなく職場全体でも業務改善に取り組んでいくことは、子どもたちのためにもなると思います。それについては、私のnote記事で詳しく書いていますのでもしよければお読みください。
積極的に周りにも広め、互いにアイデアを出し合いながら皆で業務効率化や働き方改革を進めていく必要があるのではないでしょうか。
この記事では、私自身が実践して効果を感じた「無印良品の手帳」の活用術について書いてきました。この記事が皆様のお役に少しでも立てたなら幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました。
