教員の働き方改革を進める上で、スケジュール管理はとても重要です。
スケジュール管理には様々な方法がありますが、アナログ派の皆さんにおすすめなのが「無印良品の手帳」です。私自身、「無印良品の手帳」を活用したことが業務改善につながりました。
この記事では、業務効率化を目指す教員の方に向けて、「無印良品の手帳」を使ったスケジュール管理術について書いていきます。
はじめに
そもそもスケジュール管理はなぜ大切か
そもそも、スケジュール管理はなぜ大切なのかを考えましょう。
スケジュール管理をせずに、やみくもに仕事を進めてしまうと業務効率が低下します。結果として長時間労働にもつながります。
仕事をやみくもに進めるのではなく、きちんとスケジュール管理することで、優先すべき仕事が明確になり効率よく仕事を進められるようになります。
その他にも、業務改善にスケジュール管理が大切だと考えていることについては、以下の記事で詳しく書いています。よければお読みください。
デジタルでもアナログでも考え方は同じ
この記事では、無印手帳を用いた「アナログ」な方法について紹介していきます。
紹介する活用術は、すべて私自身が実践して、業務効率化の効果を実感したものです。
しかし、私は現在、この記事で紹介する方法ではなくそれらを「デジタル」で行っています。デジタルに抵抗がない方には、以下の記事のようにスケジュール管理をデジタルで行うのをおすすめしています。
では、なぜこの記事で無印手帳を使った方法をお伝えしようとしているのか…。
それは、デジタルでもアナログでも、考え方は基本的に同じだからです。
私はこの記事で今から紹介する「アナログ」の方法を何年か実践した後、それとほぼ同じやり方を「デジタル」で行うようにしただけなのです。
デジタルがいいかアナログがいいのかは、好みの問題なのかなと思っています。
無印良品スケジュール手帳の活用法
さて、ここから本題に入ります。
今回の記事で活用法を紹介する手帳は、無印良品の「マンスリー/ウィークリースケジュール帳 ３月始まりダークグレーB6」（税込９９０円※2024年2月現在）です。
私が「無印良品の手帳」とよんでいるのはこの手帳ことです。
この「無印良品の手帳」を使って、業務を効率化させるスケジュール管理術をお伝えします。
タスク管理は週単位で行う
まずは、タスク管理です。
無印良品の手帳は、見開きで左側のページに月〜日まで１週間の予定を１日ごとに書き込めるようになっており、右側のページは余白となっています。
私は、左側のページに１日ごとにやるべき仕事（タスク）を書き込み、右側のページに必要なメモを書き込むという形で活用しています。
記入したタスクには優先順位をメモし、優先順位の高いものからやるようにします。
そうすることで、すぐにやらなくてよい仕事を後回しにすることができ、時間を効果的に活用できるようになります。
また、その日にやるべきが視覚化され、優先順位がはっきりすることで、効率よく業務を行えるようになります。
完了したタスクにはチェックや線を引いて視覚的に分かりやすくすると、完了時に爽快感があり、次のタスクへのやる気にもつながります。
スケジュールは月単位で記入する
スケジュールは月単位で記入します。
タスク管理とは違い、１ヶ月全体の予定が視覚的にわかるようにします。
- 「00:00〜○○さんと面談」
- 「00:00〜職員会議」
- 「00:00〜〇〇会議（場所：△△）
など、出張などの移動を伴う予定や他者との約束などを「時間とセットで記入」します。
また、仕事だけでなくプライベートの予定も全てここに書き込むようにしましょう。
手帳を使い始めた頃には仕事とプライベートの手帳を分けていましたが、予定がダブルブッキングしてしまったことがあり、それ以降は統一しました。予定は１つにまとめて管理しましょう！
学校の予定を、全て週指導案簿に記入している教員も多いのですが、私はそれをプライベートでも使う気にはなれません。
児童生徒の個人情報を記入したものをプライベートでも持ち歩くことは大きなリスクですし、何より大きくて持ち運びが不便です。
無印良品のスケジュール手帳ならコンパクトで持ち運びやすく、デザイン性も高いため、スケジュールは無印良品の手帳で一括管理するのがよいでしょう。
メモは空白のページに記入する
無印良品の手帳には、日付や曜日の枠線がない、空白のページがあります。
そこには、様々なことをメモすることができます。
- 会議のメモ
- 授業アイディア
- 担当する行事で必要なこと
などちょっとしたこと書き留めるとよいでしょう。
ただ、授業のメモについては、
スペースが少し足りないな
授業のメモは別で管理したいな
などの意見があるかと思います。私もそのタイプです。
私の場合は、授業メモは別でルーズリーフを用意し、授業に関するメモはそちらに記入するようにしていました。私の授業づくりのメモの仕方については以下の記事で詳しく書いていますので、よければお読みください。
今では、手帳もルーズリーフもiPad１つで管理するようになりましたが、記入している内容そのものはほとんどかわっていません。
時間割は週指導案簿など別で管理するのがおすすめ
ここまでは「無印良品の手帳」の活用方法について書いてきましたが、時間割は週指導案簿などを活用して別で管理するのがおすすめです。
学校でのコマは１日5時間または６時間で明確に割り振られているため、週指導案簿のような専用の枠があったほうが使いやすいからです。
無印良品の手帳で一元管理するのもいいなとは思いますが、授業ごとの枠などを自分で記入する必要があり、手間なので私はやりませんでした。
私は、一元化を目指した結果、iPadでのデジタルでの管理に行き着きました。
時間割もスケジュール管理もiPad一つでできてしまうという点が、私が今では無印手帳ではなくデジタルで管理するようになった大きな理由一つです。
デジタルに抵抗のない方は、この記事で紹介してきた無印手帳ではなく、iPadへの一元化を検討してみても良いかもしれません。iPadの活用については、以下の記事で詳しく解説しています。
繰り返しますが、アナログでもデジタルでもやろうとしていることは同じなので、どちらでも問題はありません。ご自身のやりやすい方で管理するのがいいでしょう。
個人情報は校外に持ち出さないものにメモする
児童生徒の個人情報が含まれるメモ（生徒指導案件等）については、「無印良品の手帳」ではなく、「週指導案簿（週案）」等、校外に持ち出さないものにメモするのが良いでしょう。
最も大きな理由としては、生徒指導や評価等の個人情報を校外に持ち出すことによる情報漏洩のリスクを減らすためです。
紛失や盗難等、どれほど気をつけていたとしても、個人情報を校外に持ち出すことはリスクです。
授業ごとの子どもの姿などを評価の材料としてメモする場面も多いため、そういったメモをする時には週指導案簿等に記入することを考えましょう。
最後に
この記事では、私自身が実践して効果を感じた「無印良品の手帳」の活用術について書いてきました。この記事が皆様のお役に少しでも立てたなら幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
